Was KI mit deinen E-Mails macht
Schau dir den Unterschied an einem konkreten Beispiel an:
💡 Wichtiger Hinweis: Kopiere keine vertraulichen Kundendaten in öffentliche KI-Tools. Nutze Platzhalter – z.B. "Kunde X" statt dem echten Namen.
6 Situationen – 6 kopierbare Prompts
Für jede E-Mail Situation gibt es einen Prompt der sofort funktioniert. Klick auf eine Situation:
Perfekt wenn du eine lange E-Mail bekommst und schnell wissen willst was darin steht und ob sie dringend ist.
Fasse diese E-Mail in 3 Sätzen zusammen: 1. Worum geht es? 2. Was wird von mir erwartet? 3. Wie dringend ist es? (sofort / diese Woche / kein Stress) E-Mail: [E-MAIL HIER EINFÜGEN]
Du weißt was du sagen willst – aber die Formulierung kostet Zeit.
Schreibe eine professionelle und freundliche Antwort auf diese E-Mail. Meine Kernaussage: [WAS DU SAGEN WILLST – in Stichworten] Tonfall: [professionell / locker / formell] Länge: [kurz (3-4 Sätze) / mittel / ausführlich] Original E-Mail: [E-MAIL HIER EINFÜGEN]
Absagen, Beschwerden oder unangenehme Nachrichten – das kostet am meisten Energie.
Schreibe eine E-Mail die folgende schwierige Nachricht übermittelt, dabei aber respektvoll und professionell bleibt. Situation: [Was ist passiert / was muss ich mitteilen] Kernaussage: [Was sage ich konkret ab / was ist die schlechte Nachricht] Beziehung zum Empfänger: [Kunde / Kollege / Vorgesetzter / Lieferant] Bitte gib mir zwei Varianten: eine direktere und eine einfühlsamere.
Du hast keine Antwort bekommen und willst nachhaken ohne aufdringlich zu wirken.
Schreibe ein höfliches Follow-up auf eine E-Mail die ich vor [X Tagen/Wochen] gesendet habe und auf die ich noch keine Antwort erhalten habe. Kontext: [Worum ging es in der ursprünglichen E-Mail] Dringlichkeit: [dringend / wichtig aber geduldig / low priority] Das Follow-up soll: freundlich, nicht vorwurfsvoll und maximal 4 Sätze lang sein.
Nicht nur übersetzen – sondern auch an die Kommunikationskultur des Empfängers anpassen.
Übersetze diese E-Mail auf [Englisch / Französisch / Italienisch] und passe sie dabei an die Kommunikationskultur des Ziellandes an. Empfänger-Land: [Land] Beziehung: [formell / halbformell / locker] Hinweis: Erkläre kurz ob du etwas angepasst hast und warum. E-Mail: [E-MAIL HIER EINFÜGEN]
Du hast 30+ E-Mails und weißt nicht womit du anfangen sollst. KI priorisiert für dich.
Ich habe folgende E-Mails in meiner Inbox. Bitte priorisiere sie: 1. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht] 2. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht] 3. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht] Ich bin [deine Rolle]. Bitte erstelle eine Prioritätsliste: - 🔴 Sofort (heute) - 🟡 Bald (diese Woche) - 🟢 Wann immer (kein Stress) Und schlage vor welche ich delegieren oder ignorieren kann.
Für Gmail & Outlook – so geht es konkret
Wähle deinen E-Mail Client:
Gmail + Claude.ai – der schnellste Weg
💡 Tipp: Claude.ai als Lesezeichen in der Lesezeichenleiste – dann mit einem Klick erreichbar während du in Gmail arbeitest.
Outlook + Claude.ai – genauso einfach
💡 Outlook Web Tipp: Wenn du Outlook im Browser nutzt – öffne Claude.ai nebeneinander im geteilten Fenster. Kein Tab-Wechseln nötig.
Deine erste KI-gestützte E-Mail – jetzt
- ☐claude.ai öffnen – kostenloser Account reicht
- ☐Einen der 6 Prompts oben kopieren – passend zur Situation
- ☐Deine E-Mail einfügen und Claude antworten lassen
- ☐Antwort lesen – einen Satz anpassen der nicht passt
- ☐Senden – und die gesparte Zeit zählen 🎉
⚠️ Die goldene Regel: KI schreibt den Entwurf – du trägst die Verantwortung. Lies jede Antwort bevor du sie sendest. Ein kurzer Check dauert 30 Sekunden und verhindert Missverständnisse.
🎯 Nächster Level: Speichere deine besten Prompts als Textbausteine. In Outlook: "Schnellbausteine", in Gmail: "Canned Responses". Einmal einrichten, immer verfügbar.